L’ASSISTENTE DI DIREZIONE

DAL “SERVILISMO” AL “SERVIZIO”: L’EVOLUZIONE DI UN RUOLO SEMPRE PIÙ COMPLESSO

Negli ultimi 30 anni abbiamo assistito a un cambiamento radicale della funzione dellassistente di direzione nelle nostre aziende.

Dall’essere una semplice “segretaria” si è trasformata in un vero e proprio middle manager – anche se non riconosciuto.

L’assistente di direzione 2.0 è stottoposta ad un:

  • aumento delle responsabilità con conseguente incremento dello stress e della tensione lavorativa;
  • gestione di attività sempre più diversificate;
  • organizzazione a tutto tondo della vita aziendale;
  • comunicazione ad ampio raggio;
  • supporto verticale e orizzontale.

Ma come fa questa “nuova” assistente di direzione a fare tutto?

Federica Arrigoni, trainer di Scuola di Palo Alto ed esperta nella selezione, formazione e valutazione delle risorse, ci spiega come si è evoluto questo particolare ruolo e quali sono le caratteristiche di un’assistente veramente efficace.

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Cosa significa che oggi l’Assistente di Direzione è un “middle manager non riconosciuto”?

Il ruolo dell’assistente di direzione ha subìto un’evoluzione particolare, diventando sempre più multisfaccettato, nonché di importanza strategica.

Prima i compiti della segretaria erano semplici, per lo più di natura meccanica e logistica: battere a macchina, fare le fotocopie, rispondere al telefono, comprare la cancelleria, e così via.

Oggi vengono richieste all’assistente delle competenze critiche di successo che l’accomunano a un middle manager:

  • organizzazione (gestione del tempo, identificazione priorità);
  • pianificazione;
  • controllo (del lavoro proprio e altrui);
  • problem solving;
  • flessibilità;
  • efficacia relazionale e comunicativa.


Ciononostante, agli occhi di molti, le assistenti rimangono delle “aiutanti”.

Ma il loro compito principale non è forse quello di aiutare, di “supportare” il capo?

Da un lato, è vero: con la loro professionalità aiutano il responsabile e i colleghi, spesso anche risolvendo problemi di vasta portata.

Dall’altro sono figure a cui viene richiesto un consistente livello di autonomia e indipendenza ed è giusto fornire loro gli strumenti adatti per gestire questo ruolo.

L’assistente di direzione rappresenta una figura che, volente o nolente, tende a brillare di luce riflessa dal capo: in sostanza, “esiste in funzione del suo responsabile”.

Assolutamente sbagliato.

Se un’assistente esercita il proprio ruolo in questo modo, cadrà nella logica del doversi continuamente dimostrare, di dover sempre far vedere di essere all’altezza – della situazione, delle aspettative – per elemosinare un riconoscimento dal suo responsabile.

L’assistente deve innanzitutto avere consapevolezza di sé, delle proprie capacità, della propria importanza strategica; in pratica, deve essere proprietaria del proprio processo di sviluppo nel ruolo.

Ha la responsabilità verso se stessa di crescere nell’esercizio della funzione, imparando a essere efficace, incisiva e semplicemente indispensabile.

Cosa vuol dire avere consapevolezza di sé?

Significa che l’assistente è “per sé stessa” prima di essere per qualcun altro – capi, colleghi – e sa di avere il controllo del proprio operato e delle risorse a disposizione.

Inoltre, si assume a 360° la responsabilità del suo ruolo di servizio, definendone anche i limiti.

L’assistente di direzione deve capire quali sono i confini della propria funzione e li co-costruisce e definisce con il capo.

Deve stabilire dove si trova il limite tra servilismo e servizio, cosa è disposta a fare per il suo responsabile in relazione alle conseguenze e come affrontare l’eventuale indisponibilità a svolgere un compito richiesto.

È importante che l’assistente e il capo non stabiliscano un rapporto di dipendenza reciproca.

Solo così lei riuscirà a non subire i problemi del responsabile e a vivere le proprie decisioni in maniera meno conflittuale e lui imparerà a fidarsi di più, a delegare e anche a dare riconoscimenti meritati.

assistente di direzione

Qual è la caratteristica più importante che una brava assistente deve avere?

Sono numerose le qualità che contraddistinguono l’assistente di direzione ideale.

Innanzitutto deve:

  • sentirsi protagonista e responsabile del proprio operato, senza legare il giudizio del suo ruolo unicamente alla valutazione del capo;
  • dinanzi a una critica negativa, deve saper analizzare la situazione ed, eventualmente, mettere in discussione l’efficacia del proprio comportamento in quella specifica circostanza, non se stessa come persona, altrimenti ansia e crollo dell’autostima sono assicurati;
  • essere consapevole delle proprie risorse e deve sapere di essere brava nel loro utilizzo (self-efficacy);
  • ragionare secondo un “pensiero operativo positivo”, concentrandosi su ciò che è possibile e non focalizzandosi sull’impossibile, puntando al miglior risultato in relazione agli obiettivi prefissati;
  • deve essere in grado di cogliere l’“opportunità nel vincolo”, cioè accettare il fatto che anche nell’esperienza più negativa si nasconde sempre la possibilità di crescere e migliorarsi.

Ma fra tutte, forse, la caratteristica che fa la differenza tra una brava assistente e una poco efficace è la sua capacità di gestire preventivamente cose non espressamente richieste.

In una parola, la proattività: anticipare i bisogni del capo e cercare le migliori strategie per risolvere problemi che non si sono ancora verificati.

Se l’assistente di direzione riesce in questo intento, il responsabile tende a fidarsi sempre di più e il rapporto di collaborazione fra i due diventa più solido.

Non possiamo obbligare il nostro capo a fidarsi di noi e a delegarci i compiti più importanti se prima non dimostriamo di essere disponibili, competenti, comprensive, affidabili.

Non aspettiamo che ci dica cosa fare; cerchiamo di “arrivare prima”, di avere sempre delle alternative pronte da proporre, soluzioni pensate ad hoc per lui e la sua funzione.

Quanto è importante l’empatia nel rapporto capo/assistente?

L’empatia è senza dubbio una caratteristica positiva, ma deve essere limitata da chiari confini di ruolo.

L’assistente manageriale deve essere comprensiva e potersi immedesimare nelle varie situazioni per poter proporre soluzioni mirate, ma non può assumersi le responsabilità del suo capo o la responsabilità delle mancanze del capo.

Non dimentichiamo che la sua è una funzione di supporto.

Questo problema si verifica spesso quando il manager è donna e da collaboratrici si finisce per diventare quasi amiche; un rapporto stretto e complice è positivo, ma bisognerebbe sempre separare la sfera lavorativa da quella affettiva.

Se un’assistente deve imparare a brillare di luce propria – e non di quella riflessa dal suo capo – dove trova soddisfazione nell’esercizio del suo ruolo?

Il bisogno di riconoscimento è comune a tutti gli esseri umani ed è naturale trarne una certa soddisfazione.

Tuttavia, se l’assistente di direzione àncora il proprio appagamento professionale ai ringraziamenti e ai complimenti del capo, tenderà a elemosinarne sempre di più, cercando continuamente di dimostrare di essere all’altezza delle sue aspettative.

Questo è assolutamente nocivo per la qualità del lavoro dell’assistente, per il suo stato di salute – cercare di essere sempre all’altezza delle aspettative di altri fa aumentare ansia e stress – e per il rapporto di collaborazione.

Inoltre, se la soddisfazione è legata al nostro capo, finiremo per assumerci la responsabilità di tutto e per sentirci sempre in colpa se le cose non vanno bene.

La soluzione è solo una: l’assistente deve trarre soddisfazione – e quindi riconoscimento – dall’esercizio del proprio ruolo

“attraverso il raggiungimento degli obiettivi prestabiliti al livello qualitativo e realizzativo che si è prefissata in funzione degli scopi del contesto in cui opera – e non solo dei desiderata del proprio referente”.

Se poi anche il suo capo e suoi colleghi sono contenti e soddisfatti del lavoro svolto, questo è solo un effetto secondario, ovviamente positivo.

Gli obiettivi sono tutto, non bastano impegno e coraggio.

Servono per misurarsi costantemente e capire cosa ha funzionato e cosa no nello svolgimento di un compito, per individuare punti di forza e di debolezza e definire eventuali bisogni di sviluppo.

Come può l’Assistente di Direzione gestire il costante stress che accompagna il suo ruolo?

Per gestire ansia e stress e trasformarli in stimoli positivi, è importante che l’assistente abbia una struttura precostituita entro cui operare.

Con calma e costanza l’assistente di direzione costruisce un quadro d’azione strutturato che poi la guiderà in caso di problemi e urgenze, quando la velocità di reazione è di fondamentale importanza.

Non può risolvere tutti i problemi del suo capo, non ha la bacchetta magica.

Tuttavia, se ha a disposizione gli strumenti pronti per affrontare le criticità senza improvvisare, eviterà a se stessa e al capo stress inutile.

Gestire le anomalie in situazioni d’urgenza è possibile con una struttura alle spalle.

Spesso i limiti che vediamo quando siamo ansiose sono solo finti confini che il cervello si è creato. Facciamo un bel respiro e rientriamo nella nostra struttura.

Cerchiamo di leggere il contesto e di scegliere la strategia migliore per interagire con esso, sempre puntando al conseguimento degli obiettivi.

In che modo l’Assistente di Direzione contribuisce al raggiungimento della mission aziendale?

Per rispondere bisogna innanzitutto fare una distinzione tra la “mission di ruolo” e la “mission di funzione”.

  1. La mission di funzione rappresenta il fine ultimo del dipartimento (o anche dell’azienda nel suo complesso) di cui l’assistente fa parte;
  2. la mission di ruolo, invece, rappresenta concretamente il contributo – diretto o indiretto – che l’assistente può dare con l’esercizio del proprio ruolo al raggiungimento della mission di funzione.

Ciò vuol dire che la mission del nostro capo può essere organizzativa, relazionale, logistica, ecc. e variare in base al tipo di società.

La nostra mission è il supporto, il favorire la buona riuscita del lavoro del nostro capo, metterlo nella condizione di rispondere al meglio al suo mandato di funzione.

Noi dobbiamo avere consapevolezza del nostro contributo come assistenti: è qui che avviene il passaggio da un ruolo non visibile a uno che partecipa attivamente al successo del capo e dell’azienda.

È innegabile che svolgere al meglio la funzione di Assistente di Direzione sia diventato sempre più difficile…

Dietro a ogni manager di successo c’è una brava assistente, è lei che garantisce il raggiungimento della Mission.

Tutto ciò è possibile solo se tutti hanno consapevolezza e dignità di ruolo e costruiscono un rapporto di fiducia e trasparenza basandosi su reciproche esigenze e disponibilità.

L’assistente di direzione svolge un ruolo di servizio nei confronti della mission di funzione, non di servilismo verso il capo.

È un’attitudine che una persona può sentire come propria o meno.

Non tutti possono fare l’assistente.

L’importante è capire se questo tipo di lavoro è in linea con le nostre caratteristiche personali.

Se uno dei valori dell’azienda è proprio il servizio ma il servizio non fa parte dei nostri valori fondamentali, forse è opportuno optare per un’altra posizione.

Si tratta di un orientamento estremamente soggettivo.

A tutte le assistenti di direzione dico: “Fermatevi e costruite la vostra cornice metodologica entro la quale dare ordine alla complessità che ogni giorno vi accompagna nell’esercizio delle vostre mansioni.

Maturate una concezione del ruolo sviluppata insieme al vostro capo e integrata con la cultura aziendale secondo un’analisi costi-benefici, per creare un ambiente di fiducia e mantenere il vostro protagonismo di ruolo.”

Valeria Carcaiso

Valeria Carcaiso

Milanese di nascita, cittadina del mondo per scelta, Valeria ha fatto della passione per tutte le lingue e le culture la sua professione. Innamorata della Lingua Italiana in ogni sfaccettatura, mette le sue capacità di scrittura, editing e traduzione al servizio degli argomenti più diversi con l’obiettivo di diffondere conoscenza ad ampio raggio.
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