Come Gestire e Rispettare il Tempo Lavorativo

Prima di parlare della gestione del tempo, è necessaria una premessa.

Oggigiorno nelle aziende è in atto, più o meno consapevolmente, un vero e proprio paradosso. Da un lato c’è il tentativo di creare un ambiente di lavoro produttivo, dall’altro viene sottovalutata la presenza di innumerevoli distrazioni.

L’uso improprio della tecnologia moderna e la tendenza ad abolire gli uffici chiusi a favore degli open space hanno reso la comunicazione professionale confusa e inefficace.

Cosa dovrebbe fare un’organizzazione razionale per affrontare una situazione lavorativa caotica la cui complessità è solo destinata a crescere?

Roberto Bonanomi, partner di Scuola di Palo Alto, psicoterapeuta cognitivo-comportamentale ed esperto di management. E’ lui che ci spiega l’importanza di una corretta gestione del tempo proprio e degli altri per rispettare le scadenze e potenziare la produttività individuale tanto quanto quella aziendale.

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Partiamo da dati concreti. Quanto è grave il problema della distrazione sul lavoro?

Da un sondaggio è risultato che il 46% dei lavoratori considera i rumori degli open space la maggiore causa di distrazione. Questa è seguita dalle eccessive interruzioni da parte dei colleghi (43%) e dalle troppe e-mail ricevute (28%).

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In media, c’è chi controlla la posta elettronica anche 74 volte al giorno.

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E poi ci sono le telefonate, gli SMS, i messaggi su WhatsApp, le chat… Mantenere la concentrazione è diventato impossibile.

Si finisce così a fare più cose allo stesso tempo, con un conseguente calo della qualità. Ormai sappiamo tutti che il multitasking è solo un mito.

come gestire il tempoPuò farci qualche esempio di “distrazioni” nell’ambiente lavorativo?

L’elenco delle distrazioni in ambiente lavorativo è potenzialmente infinito.

  • In primo luogo, ci sono le telefonate non urgenti. Trasmettono un messaggio che potrebbe benissimo essere inviato in modo asincrono, per esempio via mail. A queste si legano le telefonate di sollecito a una richiesta che magari ci è stata fatta qualche minuto prima e non abbiamo ancora avuto il tempo di gestire.

  • In secondo luogo, ci sono le e-mail mandate a orari improbabili che pretendiamo vengano lette seduta stante senza preoccuparci della vita privata o degli impegni dei nostri collaboratori.
  • Poi ci sono i colleghi che vogliono essere ascoltati a tutti i costi. Pensano che il loro lavoro sia sempre più importante e urgente del nostro. E’ per questo che si sentono in diritto di disturbarci quando vogliono.
  • E adesso c’è anche WhatsApp: controlliamo gli orari degli ultimi collegamenti, le spunte blu di avvenuta lettura… Tutti strumenti utili che hanno finito per essere dannosi perché usati impropriamente. E potrei andare ancora avanti.

Le aziende sono consapevoli di questo problema?

Certo. Tuttavia, gli interventi proposti per gestire i tempi spesso non sono organici; anzi, sono più dettati da necessità contingenti che da un piano razionale.

In un’azienda statunitense di pubbliche relazioni, per esempio, è stato imposto l’orario 7-19 per l’invio di e-mail per evitarne l’abuso. Un’altra società ha deciso di potenziare la comunicazione faccia a faccia per limitare le e-mail, senza però pensare al disagio di chi viene continuamente interrotto fisicamente alla scrivania.

Si tratta di interventi che hanno certamente l’obiettivo di ridurre stress e inefficienze, ma spesso sono contraddittori e isolati e non fanno parte di una strategia globale dell’azienda.

Lei ha una soluzione da proporre per una corretta gestione del tempo?

La chiave di tutto è rappresentata dalla creazione di una time etiquette. La Time etiquette non è altro che un insieme di regole razionali e condivise sull’uso del tempo e dei canali di comunicazione, e dall’integrazione di tali norme con una precisa metodologia di produttività individuale.

L’obiettivo della time etiquette è quello di introdurre delle regole di buon comportamento. Lo scopo è di tutelare il rispetto del tempo proprio e altrui e, contemporaneamente, di garantire l’adempimento delle scadenze organizzative.

Se attuata a livello aziendale, ha l’effetto di aumentare il benessere personale diminuendo i costi e lo stress.

Non esiste già un insieme di regole di questo tipo?

Purtroppo no. Avete mai sentito parlare di prossemica? La prossemica è la Scienza che studia i gesti, il comportamento, lo spazio e le distanze all’interno di una comunicazione.

Se qualcuno invade il nostro “spazio vitale” ci sentiamo in imbarazzo o infastiditi. Se siamo in intimità con questa persona, invece, non ci dà fastidio. In ogni cultura, lo spazio è gestito da regole accettate e condivise che si tende a non violare.

Perché non dovrebbe valere la stessa cosa anche per il tempo? Perché non definire una serie di parametri affinché il nostro tempo venga rispettato?

[header_fancy class=”” style=”height:inherit;” title=”Perché, in sostanza, non creare una “tempemica” per regolamentare il tempo così come la prossemica regola lo spazio?”]

Provare a modificare la gestione del tempo in questo modo funziona davvero?

Assolutamente sì. la gestione del tempoStudi sul campo, che hanno coinvolto aziende molto diverse tra loro, che hanno scelto di applicare la metodologia della time etiquette hanno dimostrato che una corretta gestione del tempo porta a un aumento del 10% delle performance.

Perché? Semplicemente perché per migliorare il rendimento e il benessere di un individuo sia nella vita privata che in quella professionale si può agire sulla sua motivazione oppure lo si può assistere dal punto di vista metodologico, razionale ed emotivo. E la time etiquette rientra proprio in questo secondo parametro.

L’ 80% di coloro che hanno partecipato a un training sulla gestione del tempo ha riorganizzato la propria vita secondo le regole della time etiquette e il 70% utilizza ancora questa strategia dopo sei mesi dalla fine della formazione.

In alcuni casi, questa metodologia non si è limitata all’ambito personale, ma si è espansa fino a diventare una vera e propria politica aziendale condivisa.

Prima lei ha citato il multitasking. Perché lo ritiene dannoso?

Il multitasking si verifica quando cerchiamo di fare nello stesso momento due o più attività che richiedono l’utilizzo delle medesime risorse cognitive.

Per esempio, parlare al telefono camminando non è multitasking, in quanto le due azioni non necessitano delle stesse risorse. Camminare è un’attività motoria automatica, mentre parlare al telefono richiede attenzione.

Al contrario, parlare al telefono e scrivere un’e-mail rappresentano un tentativo errato di multitasking. Quasi certamente svolgeremo malamente entrambi i compiti, perché tutti e due hanno bisogno di un livello elevato di attenzione.

Ci ritroviamo quindi a dividere la concentrazione fra più attività, passando continuamente da una all’altra.

Gli psicologi chiamano “context-switch” questo comportamento. Richiede molte più energie e molto più tempo di quello che ci vorrebbe a scrivere un’e-mail e poi a gestire quella telefonata importante.

[box_frame style=”” width=”” class=”” align=”center” title=”Il Consiglio di Roberto Bonanomi” inner_style=””]

Metaforicamente, la time etiquette è una sorta di “codice della strada” che tutti devono conoscere e condividere affinché il flusso comunicativo scorra con efficacia ed efficienza – come se fosse una lunga colonna di automobili.

In questo codice rientrano sia una precisa metodologia di organizzazione delle attività e delle comunicazioni personali che una serie di regole generali definite a livello organizzativo.

Non importa con quale auto si impara a guidare: una volta acquisito il codice, le sapremo guidare tutte.

Allo stesso modo, non importa lo strumento con cui implementeremo la time etiquette: una volta acquisito il metodo, potremo applicarlo a strumenti sempre nuovi e diversi.

L’importante è cominciare![/box_frame]

Author: Valeria Carcaiso

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1 commento

  • Filippa

    Complimenti per la vostra scuola, che conosco da diversi anni nonchè per l’articolo sulla gestione del tempo. E’ assolutamente vero, ci chiedono sempre di più nello stesso tempo e lo stress e l’ansia ci mangiano vivi. Sono molto interessata al vostro approccio legato alla pianificazione e agli obiettivi, tra l’altro applicabile in tutti gli ambiti della vita. Questo ci permette di capire che rimanere sulle urgenze non aiuta, anzi. E’ importante anche capire quali sono i nemici del tempo per arginarli. Lo stesso approccio l’ho trovato anche in Flora Andreoli, una Time Coach, che penso possa essere di assoluto interesse anche per voi.
    E’ davvero raro trovare dei contenuti di alto valore così, ma d’altronde non vi smentite. Complimenti. Vi continuerò a seguire con interesse.