Come strutturare un progetto: dall’impostazione alla celebrazione

Le fasi di un progetto che funzionastrutturare un progetto

Come strutturare un progetto? Cerchiamo di analizzare i passi della costruzione progettuale uno per uno.

Il Project Management Institute, l’ente internazionale più autorevole nel suo campo, definisce il project
management come “l’applicazione di conoscenze, attitudini, strumenti e tecniche alle attività di un progetto al fine di conseguirne gli obiettivi”.

Questa descrizione estende l’ambito del project management anche alla vita privata, non solo a quella professionale: abbiamo a che fare con un progetto quando organizziamo le vacanze o anche quando ci accingiamo a traslocare.

Ma è davvero così importante imparare a gestire bene la struttura di un progetto per la sua riuscita?

Carlo Rusconi, partner di Scuola di Palo Alto ed esperto di dinamiche aziendali ad alti livelli, ci spiega perché la gestione accurata di un progetto aumenta notevolmente le nostre possibilità di successo.

*****

[box_frame style=”” width=”” class=”” align=”center” title=”INDICE DEI CONTENUTI” inner_style=””]

[/box_frame]

*****

Come strutturare un progetto

Partiamo da un problema reale: perché così tanti progetti falliscono?

I progetti falliscono per diversi motivi.

  • A volte li portiamo avanti inconsciamente, senza una volontà o un’organizzazione precisa.
  • Altre volte perdiamo l’entusiasmo a metà strada.
  • Altre ancora, qualcosa che non avevamo preventivato va storto.
  • Più spesso, falliscono perché chi ne è responsabile, il project manager, non ha attuato – o ha attuato male – la fase più importante della gestione di un progetto: l’impostazione o pianificazione.

Il punto di partenza di ogni progetto è sapere dove si vuole arrivare, cosa si vuole ottenere. L’obiettivo del progetto, in pratica.

Tuttavia, l’obiettivo è solo la meta finale.

Quello che ci spinge a intraprendere un progetto è un particolare bisogno, una necessità di qualche tipo. Quindi, impostare, vuol dire avere una ragione e uno scopo definiti.

In cosa consiste concretamente la pianificazione di un progetto?

[note title=””]

Pianificare significa prevedere, prevenire e proteggere. Si prevedono le tappe nella struttura del progetto, cioè come vorremmo che le cose andassero.

[/note]

Si prevengono gli errori e gli ostacoli, cioè si immagina cosa potrebbe andare storto e si prova a evitare che si verifichi.

Ci si protegge dalle cose negative che potrebbero realmente accadere nonostante gli sforzi fatti per prevedere e prevenire, cercando soluzioni fattibili al problema. L’impostazione fornisce un piano e il piano non è altro che uno strumento di controllo.

Una sorta di auto-valutazione, quindi?

Esattamente. Il controllo si basa sulla misurazione concreta di determinati parametri.

Il piano ci serve per fermarci a un certo punto e capire quanta strada abbiamo percorso, quante risorse abbiamo consumato e quanto abbiamo prodotto rispetto alle previsioni.

Senza un piano prestabilito, non avremmo un termine di confronto per misurare i progressi fatti e, soprattutto, quanto manca al raggiungimento della meta.

Il conseguimento dell’obiettivo rimane la cosa più importante: guardare sempre avanti, mai indugiare su ciò che è stato già fatto. Il controllo deve essere continuo e attento per non ritrovarsi all’improvviso con brutte sorprese.

Le misurazioni devono restituire un quadro della situazione tempestivo e aggiornato per non compromettere il rapporto costi/benefici e, soprattutto, devono essere accettate dal team, affinché i collaboratori non pensino che siano un’inutile perdita di tempo o solo uno strumento manipolativo del leader nei loro confronti.

Torniamo all’impostazione. Quali informazioni deve contenere per essere efficace?

Il progetto è un processo di delega molto sofisticato.

Riguarda sempre due entità: da un lato il committente, cioè chi ha un bisogno e fa una richiesta, e dall’altro il
project manager e il suo team
, cioè chi agisce per soddisfare quel bisogno e arrivare all’obiettivo.Come strutturare un progetto

  1. Il committente deve innanzitutto chiarire le proprie aspettative rispetto al progetto.
  2. Poi deve definire dei “criteri di accettazione”, vale a dire le condizioni che lo porteranno a essere soddisfatto del risultato.
  3. Infine deve stabilire dei limiti oltre i quali il project manager non può andare o dei vincoli che devono essere rispettati.

Spesso ci sono discrepanze fra le due entità, cioè tra intenzione e attivazione.

Dal canto suo il project manager deve cercare di capire come evitare tali discrepanze, raccogliere informazioni, gestire le risorse a disposizione o procurarsi quelle che mancano, stabilire costi e tempistiche in relazione alla richiesta e molto altro. Ma soprattutto deve stilare un documento programmatico per vedere se ha capito bene quello che il committente vuole.

Prima ha parlato di vincoli. Può fare qualche esempio?

Ogni progetto ha dei limiti che per non essere superati hanno bisogno di una gestione efficace.

Alcuni vincoli sono espliciti e specifici. Per esempio, il budget stabilito dal committente.

Altri vincoli – la maggior parte, direi – sono impliciti ed è compito del project manager rendersi conto della loro esistenza e trovare un modo per gestirli. Si tratta in molti casi di norme e consuetudini che non sempre si conoscono o di cui non ci si rende conto fino a quando ce le ritroviamo davanti con i loro effetti.

Il fuso orario, per esempio. Se si ha a che fare con un altro Paese è bene sapere se un ufficio sarà aperto a una determinata ora o quando possiamo aspettarci un feedback. Le diverse lingue sono un altro limite. Oppure la tecnologia che si ha a disposizione.

[header_fancy class=”” style=”height:inherit;” title=”Costruire una casa in un posto isolato nel deserto non è come farla in città. L’esperienza e il tempo insegnano a gestire queste cose, ma le prime volte si procede per tentativi, si cerca di prevedere.”]

La pianificazione garantisce il successo del progetto?

Non se non è accompagnata da un controllo costante, da misurazioni coerenti e da una disamina oggettiva.

Ci sono progetti che falliscono nonostante una buona pianificazione della sua struttura.

Spesso si ha un eccesso di ottimismo nello stabilire le tempistiche e i costi.

A volte sopraggiungono dal committente nuove richieste in corso d’opera che possono mettere a repentaglio l’impostazione globale del progetto e che devono essere analizzate con attenzione. Altre volte sorgono difficoltà impreviste che è bene affrontare in modo diretto, ponendo sempre l’attenzione sul problema in sé e non su chi l’ha causato.

Qual è la prima cosa da fare una volta concluso un progetto?

Innanzitutto, arrivare alla fine del progetto non significa aver raggiunto l’obiettivo. La prima cosa che si dovrebbe fare è una sorta di bilancio.

[warning title=”LE DOMANDE DA FARSI:”]

Abbiamo realizzato ciò che ci proponevamo? Quante risorse abbiamo consumato o risparmiato rispetto a quelle preventivate? Quello che abbiamo conseguito ci è realmente utile?

Quali difficoltà abbiamo incontrato e come le abbiamo superate? C’erano altri metodi, forse migliori, per raggiungere lo stesso obiettivo? Cosa abbiamo imparato e possiamo riutilizzare nel prossimo progetto?

[/warning]

 

Finito il bilancio, è il momento della celebrazione.

Può essere un gesto simbolico – come un selfie dell’intero team – o una gita di premio o qualsiasi cosa che faccia capire al gruppo che l’impegno dei singoli membri ha portato a un risultato. È un momento catartico.

È fondamentale celebrare i successi: solo così capiamo che il nostro lavoro ha davvero valore e, dopo il dovuto riposo, siamo pronti a ripartire.

[box_frame style=”” width=”” class=”” align=”none” title=”Il consiglio di Carlo Rusconi” inner_style=””]

Quando si inizia un nuovo progetto, la tendenza è quella di “mettersi subito al lavoro” per “non perdere tempo”.

Questo comportamento può essere dettato da varie ragioni: un eccessivo entusiasmo così come una reale fretta.

Tuttavia, saltare la fase della pianificazione può rivelarsi fatale. Impostare non vuol dire perdere tempo.

Tutto il tempo che investiamo nel programmare le fasi del progetto, nel misurare le risorse o nell’analizzare vincoli e costi è, di fatto, tempo che non sprecheremo per cercare una soluzione a un problema che si è verificato per la scarsa pianificazione. La struttura del piano prima di tutto!

[/box_frame]

Author: Valeria Carcaiso

Lascia un commento