IL RESPONSABILE ACQUISTI

LA TRASFORMAZIONE DA “FUNZIONE” A “PROCESSO” E LA CREAZIONE DELLA CATENA DEL VALORE

Il Responsabile Acquisti, ruolo importante all’interno di un’impresa,  si trasforma col mutare delle strategie aziendali.

Come è ormai noto, il processo di globalizzazione iniziato alla fine degli anni Novanta del secolo scorso ha modificato totalmente il modo di “fare business”.

Le distanze si accorciano, la concorrenza aumenta e le aziende cominciano a prestare molta più attenzione ai costi per non affondare.

Prima dell’era dei grandi cambiamenti, l’azienda calcolava il costo della produzione di un bene e, in base al profitto desiderato, imponeva un prezzo al mercato.

Oggi è il mercato che impone il prezzo e, in base al profitto che si vuole ottenere, l’azienda decide a quanto devono ammontare al massimo i suoi costi di produzione.

All’interno delle società, la funzione maggiormente coinvolta dall’andamento dei prezzi è sempre stata l’Ufficio Acquisti.

Come è cambiato il ruolo di questo particolare reparto aziendale nel passaggio dalla politica di mark-up alle strategie di target costing?

E come si è trasformata la figura del Responsabile Acquisti in un simile contesto?

Lorenzo Tagliani, trainer di Scuola di Palo Alto in ambito acquisti e consulente aziendale in ambito organizzativo, manageriale e operativo, ci svela i segreti di un Ufficio Acquisti efficiente, redditizio e in linea con la vision aziendale.

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il responsabile degli acquisti

In che modo è cambiato concretamente l’Ufficio Acquisti?

Un tempo l’Ufficio Acquisti era semplicemente il luogo in cui si andava quando in azienda si aveva bisogno di qualcosa, dagli articoli di cancelleria ai pezzi di ricambio per l’officina.

La prassi era molto semplice: si mandava una richiesta specificando materiale e quantità e l’Ufficio Acquisti provvedeva all’approvvigionamento al minor prezzo possibile.

Scherzosamente ci si riferiva a questo reparto con l’appellativo di “ufficio sconti”, in quanto il compito principale del Responsabile acquisti era quello di ottenere sconti sulle merci acquistate per ridurre al massimo i costi.

Tuttavia, poiché solitamente gli sconti si ottengono su grandi quantitativi, il Responsabile Acquisti si trovava ad acquistare molto più di quanto fosse effettivamente necessario.

Tutto ciò portava a diverse conseguenze: ingombro del magazzino, aumento dei costi di conservazione, deterioramento delle merci, obsolescenza.

Ne derivava che aver ottenuto il prezzo minore non sempre coincideva a un effettivo risparmio.

Inoltre, spesso erano i manager – o i tecnici – dei vari dipartimenti a scegliere i materiali e a trattare i prezzi con i fornitori.

L’Ufficio Acquisti, quindi veniva praticamente svuotato dei suoi contenuti, limitandosi a inviare un ordine.

Tutti, non solo il Responsabile Acquisti, ragionavano in un’ottica di funzioni, preoccupandosi esclusivamente del proprio “orticello”, senza guardare al resto dell’azienda.

Oggi non è più così.

La globalizzazione ha portato alla cosiddetta produzione snella che ha rivoluzionato tutto.

Può spiegarci in cosa consiste questa “produzione snella”?

La Lean Production – o Lean Manufacturing – è una filosofia aziendale che punta a individuare gli sprechi con l’obiettivo di eliminarli.

Si passa dal ragionare “per singole funzioni” al ragionare “per processi” che interessano contemporaneamente più dipartimenti.

Non si pensa più solo a sé stessi, ma si diventa consapevoli della necessità di lavorare tutti insieme per il bene generale dell’azienda.

Normalmente gli sprechi di una società rientrano in sette categorie, che vanno dall’eccesso di produzione alla gestione inefficace del tempo per il trasporto.

La produzione snella si propone di:

  1. definire nel maggior dettaglio possibile le esigenze del cliente finale che acquisterà il bene;
  2. individuare quali azioni portano alla realizzazione del prodotto o del servizio;
  3. organizzare le attività lavorative per processi e non per funzioni;
  4. progettare le attività secondo il principio “pull”, cioè il flusso è “tirato” dal Cliente, e non “push”, ovvero “spinto” sul Cliente;
  5. migliorarsi di continuo per tendere costantemente alla perfezione.

La nuova concezione dell’Ufficio Acquisti rispecchia esattamente questi principi.

E come si è trasformato il ruolo del Responsabile Acquisti?

Tra la fine degli anni Novanta e l’inizio dei Duemila, la figura del Buyer – uno dei tanti nomi del Responsabile Acquisti – è stata stravolta.

Prima le sue mansioni erano limitate all’approvvigionamento di merci e alla ricerca ossessiva degli sconti.

Oggi invece agisce nel mondo, sa quali sono le tecniche negoziali corrette, conosce i fornitori nel dettaglio ed è consapevole delle caratteristiche e dell’andamento del mercato, proprio e dei fornitori.

Le aree di responsabilità del Buyer sono diventate più complesse e trasversali rispetto all’intero flusso produttivo aziendale e per affrontarle il Responsabile Acquisti ha bisogno di un profondo know-how tecnico e di skill manageriali efficaci.

Concretamente il Buyer è passato dalla gestione operativa del processo di acquisto al fine di soddisfare un bisogno di un suo cliente interno, alla gestione strategica di tutte le fonti possibili di approvvigionamento in grado di soddisfare il bisogno del suo cliente interno.

Un cambiamento sostanziale, dall’essere una “funzione di servizio” allo sviluppo della consapevolezza di essere un vero e proprio processo, dove la differenza fra funzione e processo è fondamentale.

Una funzione è, infatti, un raggruppamento di risorse in base al criterio delle competenze, mentre il processo è un’aggregazione di risorse determinate sulla base degli obiettivi da raggiungere.

È facilmente intuibile come la funzione rappresenti un concetto chiuso, mentre il processo, essendo legato a un obiettivo, è un concetto aperto e condiviso da più dipartimenti.

Cosa vuol dire, dal punto di vista pratico, diventare “parte di un processo”?

Ogni azienda basa la propria mission sulla cosiddetta supply chain o value chain, la catena del valore.

Essa si compone di tutte quelle persone e quelle attività che trasformano le materie prime o le informazioni in un prodotto finito o in un servizio che, se venduto, permette all’azienda di pagare gli stipendi e prosperare.

Esistono poi anche altre catene che vengono dette “di staff”, il cui compito è fare in modo che la supply chain funzioni al meglio.

L’Ufficio Acquisti è un anello fondamentale della catena del valore, poiché è quello che gestisce i costi, comprando ciò che serve affinché l’intero processo vada bene.

Nella supply chain tutti gli elementi collaborano e ciascuno conosce l’intera filiera di produzione, i mercati di riferimento, i trend, le innovazioni tecnologiche.

Il Buyer – l’approvvigionatore per eccellenza – deve essere proattivo e saper anticipare eventuali problematiche come la carenza di materiali, i possibili rischi geopolitici nelle zone del mondo in cui acquista, le oscillazioni dei prezzi.

Il suo lavoro è completamente diverso oggi da quello di un tempo.

Qual è la principale mansione del Responsabile Acquisti moderno?

Il Responsabile Acquisti è innanzitutto un planner, vale a dire colui che collabora alla pianificazione della supply chain insieme ai vari reparti.

Quando il cliente esprime un bisogno, parte quello che viene chiamato “flusso”, cioè l’insieme delle attività atte a soddisfare quel bisogno.

Il Buyer fa una previsione di budget e collabora con tutti gli altri reparti affinché il flusso scorra al meglio, al minor costo, con la minor fatica, nel minor tempo e spazio.

Riflettiamo un attimo sull’importanza dello spazio: prima si immagazzinava e stoccava tantissimo – perché si pensava di risparmiare, come abbiamo già detto – mentre oggi si cerca di produrre e acquistare solo lo stretto necessario.

La scorta ha sempre rappresentato uno dei costi più elevati sostenuti dalle aziende e oggi è considerata la maggior fonte di spreco, in quanto legata a vari problemi quali l’obsolescenza o il deperimento dei materiali e il mantenimento fisico dei depositi (temperatura, illuminazione, assicurazione, muletti, persone…).

Inoltre, il magazzino rappresenta una voce importante del bilancio sulla quale si pagano le tasse.

“Compito principale del Responsabile Acquisti è quindi quello di soddisfare il cliente minimizzando le scorte.”

E come raggiunge questo obiettivo?

Studiando a fondo il mercato e tutto ciò che ruota attorno ai diversi fornitori.

È fondamentale per il Buyer analizzare le diverse forze competitive che concorrono alla definizione dei prezzi, dei costi e degli investimenti, il cui mutare determina nel tempo la profittabilità del settore preso in esame.

Tra queste forze troviamo, per esempio:

  • la possibilità che nuove aziende entrino nel mercato di riferimento;
  • l’inasprirsi della concorrenza;
  • il potere contrattuale di clienti e fornitori in relazione a un dato bene o servizio.

Il Responsabile Acquisti deve poi, attraverso l’analisi dei rischi e delle opportunità, definire una o più strategie di acquisto in funzione di numerosi fattori:

  • il potere contrattuale della propria azienda e quello del fornitore;
  • la ricerca di un equilibrio nel potere contrattuale tra azienda e fornitore; il bene da acquistare in termini di materiali e tecnologie adottati per produrlo;
  • il prezzo da accettare;
  • le fonti di approvvigionamento in termini di “canale più idoneo”;
  • le relazioni da instaurare con il fornitore in termini di tipologie contrattuali, procedure di coordinamento o controllo, ecc.

Quali sono gli strumenti utilizzati dal Responsabile Acquisti per le sue analisi?

Il Responsabile Acquisti utilizza numerosi strumenti, ma il più importante è senza dubbio la Matrice di Kraljic.

Si tratta di una sorta di diagramma cartesiano in cui il Buyer può “incasellare” i suoi fornitori – reali o potenziali – in base a due valori:

  • l’asse X rappresenta la complessità di approvvigionamento di un bene;
  • l’asse Y descrive quanto quel bene pesa in termini di budget per l’azienda e per il fornitore (da ciò deriva, quindi, la necessità di conoscere anche il budget dei propri fornitori).

L’intersezione dei due assi da origine a quattro quadranti che delineano rapporti di forza differenti fra azienda e fornitore e descrivono diversi modi di agire del Responsabile Acquisti.

Il responsabile acquisti

La matrice è fondamentale.

Essa determina il comportamento del Buyer in termini di consapevolezza, strategia aziendale d’acquisto e strategie negoziali con i fornitori in relazione a quale dei riquadri del diagramma rappresenta il rapporto tra l’azienda e il fornitore analizzato.

Cosa comporta tutto questo per la figura del Buyer?

Per poter collocare i fornitori nella matrice, il Buyer deve conoscere perfettamente:

  • il mercato di riferimento;
  • i prodotti;
  • le possibilità di sostituire beni di difficile reperibilità;
  • i modi in cui operano i diversi fornitori.

Ma, soprattutto, deve conoscere il costo reale del bene di cui ha bisogno, cioè quanto quel prodotto costa al fornitore.

Il Responsabile Acquisti deve essere al corrente dell’intera filiera del fornitore (materie prime, manodopera, macchinari…) in modo da riconoscergli il giusto utile e accettare il giusto prezzo al momento della negoziazione – a meno che non scelga di acquistare beni brandizzati, allora è disposto a pagare di più.

Il responsabile acquisti

Per definire il costo reale del bene in questione esistono tecniche specifiche e il Responsabile Acquisti deve conoscerle.
Spesso tali tecniche si basano su algoritmi che variano automaticamente al mutare delle condizioni, in modo che il prezzo sia sempre corretto e non si facciano speculazioni.

Ogni volta che un Buyer analizza un fornitore, lo “qualifica” e gli dà una sorta di rating (stabilito anche grazie a informazioni riservate concesse dal fornitore stesso).

Il fornitore viene quindi valutato come “di serie A”, B, C o “Non Soddisfacente”.

In base a questa scala, il Responsabile Acquisti saprà di volta in volta a chi rivolgersi per l’approvvigionamento del bene.

I fornitori non promossi secondo criteri specifici vengono sospesi o cancellati dalla vendor list.

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Il Responsabile Acquisti non è più un semplice procacciatore di sconti.
Fa parte di una vera e propria catena produttiva che genera valore.
A tutti i Buyer dico: divertitevi a collaborare con gli altri dipartimenti! Confrontatevi, trovate soluzioni nuove insieme e modi sempre più efficaci per migliorare i flussi. Non siate più relegati a una semplice funzione di staff: fate valere il vostro nuovo ruolo e contribuite al successo della vostra azienda!

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