IL RESPONSABILE DELLA FORMAZIONE: come dare valore al ruolo.

DALL’ANALISI SPECIFICA DEI RUOLI AL PLANNING DELLE ATTIVITÀ FORMATIVE

Il Responsabile della formazione Aziendale non ha un compito semplice. Al giorno d’oggi, la concorrenza tra le aziende è talmente spietata da spingere ogni soggetto economico a ragionare esclusivamente in termini di produttività e profitto.

In un simile quadro, l’ambito formativo non riesce a trovare un posto stabile e riconosciuto. Nelle aziende moderne non esiste ancora, purtroppo, una vera e propria cultura della formazione.

La formazione del personale è stata spesso vista come una perdita di tempo.

Tempo visto come improduttivo ai fini degli obiettivi aziendali, in cui i collaboratori sono chiamati a “smettere di lavorare” per dedicarsi ad attività considerate per lo più inutili.

Fortunatamente le cose stanno cambiando e si sta iniziando a pensare alle giornate di formazione – che si tratti di corsi interaziendali, di percorsi di coaching, di attività collettive di teambuilding, ecc. – come se fossero lavoro a tutti gli effetti.

Il primo passo per sviluppare questa mentalità aperta nei confronti di qualsiasi progetto formativo deve partire proprio dalla figura del Responsabile della Formazione affinché possa essere col tempo adottata dalla società nel suo insieme.

Nadia Daneluzzo, partner di Scuola di Palo Alto ed esperta nella valutazione e nella gestione delle risorse umane, ci spiega l’importanza della formazione per tutti i ruoli aziendali e le caratteristiche che un Responsabile della Formazione efficace dovrebbe avere.

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Qual è l’obiettivo principale della formazione aziendale?

Tutte le attività formative hanno l’obiettivo di aumentare la produttività attraverso lo sviluppo dell’organizzazione nel suo complesso.

Questo obiettivo si consegue, a sua volta, attraverso lo sviluppo dei collaboratori interni, sia a livello individuale che di team.

Il Responsabile delle Risorse Umane e il Responsabile della Formazione (REF) devono avere ben chiaro questo loro obiettivo aziendale per poter poi valutare e scegliere i contenuti e i metodi della formazione e capire quanto può essere aumentata la professionalità di un individuo in relazione alle sue potenzialità e al contesto lavorativo.

il responsabile della formazione

Per comprendere questo importante ruolo del REF, possiamo rifarci alle definizioni che ritroviamo in alcune importanti normative aziendali.

“Il Responsabile della Formazione ha il dovere di informare, formare e addestrare i collaboratori.”

  1. La prima fase è legata al passaggio di conoscenza, che riguarda sia le informazioni generali sull’azienda che il know-how specifico: è il sapere;
  2. la seconda si riferisce sia al sapere che al saper essere: va oltre tutto ciò che non è possibile acquisire con l’auto-informazione e si riferisce anche agli aspetti comportamentali e relazionali dell’attività lavorativa;
  3. la terza fase è legata al saper fare, all’aspetto tecnico del lavoro: è la necessaria palestra con cui il Responsabile Gerarchico e il REF aiutano la risorsa a mettere in pratica ciò che ha appreso e verificano che abbia imparato a utilizzare concretamente il sapere e il saper essere.

 

 

il responsabile della formazione

 

Quindi la seconda fase è quella più strettamente legata alle attività formative?

In realtà, i tre step sono interconnessi.

Quando il Responsabile della Formazione prepara un piano formativo, deve avere bene in mente quale dei tre ambiti vuole potenziare, ma di fatto raggiungerà il suo obiettivo anche attraverso le altre due fasi.

L’importanza di queste fasi è assolutamente trasversale; tutte hanno bisogno di essere strutturate e ben pianificate, non solo l’attività formativa vera e propria.

È inutile incamerare conoscenza e imparare a relazionarsi se poi non si mette in pratica ciò che si è appreso, così come è inefficace concentrarsi sull’addestramento se non si hanno alle spalle le informazioni teoriche e gli strumenti giusti.

Il Responsabile della Formazione deve di volta in volta valutare quello di cui la risorsa ha bisogno in relazione all’obiettivo di produttività richiesto dall’azienda; in genere, può intervenire personalmente sulla fase uno e tre, mentre dovrà rivolgersi a un trainer competente per la fase due e il completamento della fase uno.

 

Cosa vuol dire “pianificare la formazione”?

Ogni organizzazione dovrebbe avere un piano di formazione aziendale rivolto a tutti i collaboratori che si compone di due macro-aree principali.

  • La prima è quella che riguarda la formazione obbligatoria: le leggi nazionali o internazionali di carattere generale (in materia di sicurezza, per esempio), le norme strettamente legate alla singola tipologia di azienda (l’ambito legale) o quelle che fanno riferimento ai percorsi di inserimento per ciascuna mansione;
  • la seconda area ruota attorno al ruolo e, quindi, ha un carattere molto specifico. Infatti la formazione di ruolo è divisa a sua volta in due componenti: ci sono gli aspetti tecnici – il “cosa” fare – e quelli trasversali – “come farlo”.

In genere, colui che è Responsabile della Formazione non si occupa della formazione obbligatoria, bensì di quella legata al ruolo.

Il suo compito è analizzare ciascun ruolo aziendale in termini di bisogni formativi e costruire un percorso ad hoc per l’individuo che occupa quella posizione:

  1. quali competenze deve sviluppare,
  2. come deve relazionarsi con i pari e i superiori,
  3. in che modo deve mettere in pratica le sue conoscenze,
  4. ecc.

Una volta creato il planning, il Responsabile della Formazione potrà passare all’organizzazione del materiale formativo.

Quali sono concretamente le mansioni del Responsabile della Formazione (REF)?

Poiché l’azione del REF parte dall’analisi dei ruoli, egli deve innanzitutto capire se esistono in azienda descrizioni formali di ciascun ruolo che contengano tutto ciò che caratterizza una specifica posizione: responsabilità, attività, limiti, competenze tecniche e non, bisogni, qualità, obiettivi, diritti e doveri.

Se queste descrizioni non ci sono, il Responsabile della Formazione deve individuare chi sono i referenti diretti del ruolo e chiedere loro di preparare tali descrizioni, eventualmente con il suo supporto.

Egli passa quindi alla comprensione degli obiettivi sia a livello aziendale sia a livello dipartimentale, confrontandosi con i responsabili dei vari comparti, con i quali deve costruire una solida relazione.

Una volta terminata l’analisi di obiettivi e ruoli, procede con la fase propositiva, in cui suggerisce ai manager specifici piani di formazione illustrando in modo chiaro i metodi, i temi, i motivi e gli strumenti che caratterizzano l’attività formativa proposta.

Tali proposte devono sempre mirare a soddisfare le esigenze dei manager; questi ultimi devono esplicitare i loro bisogni e il Responsabile della Formazione mette a disposizione il proprio know-how tecnico per poter fare loro proposte al contempo rapide, economiche ed efficaci.

Sono i capi poi che decideranno se accettare o meno le proposte del REF e si prenderanno la responsabilità della loro scelta, negativa o positiva che sia.

 

Il Responsabile della Formazione svolge altri compiti oltre a quelli legati al planning delle attività formative?

Questa figura è anche il garante delle politiche HR e aziendali in generale in materia di sviluppo delle persone attraverso lo strumento della formazione.

Fa in modo che ognuno “faccia il suo dovere” senza però essere troppo rigido.

Inoltre, è una sorta di “formatore non dichiarato” dei vari responsabili di dipartimento.

Attraverso il suo comportamento quotidiano, si propone di passare ai manager la “cultura della formazione”: offre soluzioni, illustra possibilità, permette loro di vedere un vantaggio concreto nelle attività formative.

I responsabili sono abituati a ragionare in termini di budget e profitto e se non vedono un beneficio reale nella formazione, non accetteranno mai le proposte del REF, perché in genere le considerano una perdita di tempo.

Se i manager non comprendono la necessità di un’attività formativa, è perché colui che è responsabile della formazione non ha imparato a parlare la loro lingua fondata sulla connessione costi/benefici.

Un buon Responsabile è capace di tradurre i bisogni dei suoi clienti interni in giornate di attività formative che avranno poi un riscontro oggettivo in termini di produttività.

Inoltre, aiuta i manager a rendersi consapevoli e responsabili nel considerare la formazione uno strumento per aumentare i risultati economici del loro dipartimento.

Quali caratteristiche o competenze deve avere il Responsabile della Formazione?

Così come per ciascun altro ruolo, anche la figura del Responsabile della Formazione è analizzabile in base al suo know-how tecnico e agli aspetti relazionali e comportamentali.

Per quanto riguarda il suo sapere e saper fare, egli deve necessariamente:

  • conoscere la sua azienda – vision, mission, gerarchia, dirigenti, dipartimenti, percorsi di carriera, ecc.;
  • sapere qual è il budget generale e quanto di questo budget è possibile dedicare alla formazione;
  • conoscere le priorità e i bisogni dei singoli dipartimenti della sua organizzazione;
  • avere capacità progettuali e di previsione;
  • essere in grado di organizzare un’attività formativa da un punto di vista concreto (cercare e valutare i formatori, gestire i fondi professionali e il tempo) e monitorarne l’avanzamento;
  • saper valutare l’attività una volta terminata e stilare report chiari.

Per quanto riguarda il suo saper essere, inoltre, deve essere:

  • assertivo;
  • avere ottime doti comunicative (osservazione, ascolto attivo, domande mirate);
  • capacità di intuizione per saper anticipare i bisogni grazie all’esperienza;
  • autostima;
  • skill relazionali e orientamento all’auto-informazione;
  • proattivo;
  • super partes;
  • flessibile;
  • deve avere una buona leadership e saper ben negoziare;
  • deve riuscire a far capire ai manager che lui rappresenta un aiuto per loro, non un fastidio, come spesso viene percepito.

Chi sono gli attori coinvolti nelle attività formative?

Ogni progetto formativo ha bisogno innanzitutto di uno sponsor; chiunque creda nella formazione può esserlo:

  •  l’amministratore delegato;
  •  il direttore di reparto;
  •  il responsabile HR .

Poi ci sono i testimonial, cioè coloro che fanno “pubblicità” alla formazione:

  •  possono essere manager particolarmente illuminati che ne vedono o ne hanno provato direttamente i benefici;
  • collaboratori che hanno già partecipato con successo ad attività formative e sono soddisfatti dei risultati ottenuti.

Il REF si relaziona con i suoi “clienti interni”, cioè i manager e i responsabili di dipartimento, che devono essere ingaggiati, coinvolti e informati dei rischi e delle potenzialità delle diverse proposte.

I manager valuteranno il Responsabile della Formazione esclusivamente in base ai risultati ottenuti. Se la formazione proposta ha portato una qualche miglioria al dipartimento, il manager sarà soddisfatto del REF.

Poi ci sono i colleghi del REF: chi è informato dei fatti, chi può aiutarlo in situazioni problematiche.

Infine, i discenti, coloro che partecipano alle attività formative.

È fondamentale che il REF sappia perché fanno il corso, qual è la loro motivazione o quella di chi li ha iscritti a uno specifico corso, quali sono i loro obiettivi.

Cosa può potenzialmente ostacolare la formazione?

Esistono sia fattori oggettivi sia culturali che possono mettere a repentaglio la formazione. Tra i fattori oggettivi possono essere considerati:

  • le problematiche legate al calendario lavorativo;
  • gli errori riguardanti la scelta dell’orario;
  • la composizione dell’aula, la sede del corso o perfino il cibo destinato alla pausa pranzo;
  • gli sbagli nella selezione dei formatori (che potrebbero risultare inadeguati sia a livello di contenuto, ma soprattutto a livello di gestione dell’aula).
  • A tutto questo poi si aggiungono gli imprevisti, come gli scioperi o il maltempo in occasione di un’attività di outdoor.

Molto più pericolosi, però, sono i fattori culturali che emergono in maniera mascherata.
Tra questi troviamo, per esempio:

  •  l’assenza di sistemi di valutazione pre- e post-formazione;
  •  una mancata percezione del denaro (spesso si pensa che la formazione sia gratuita, invece deve essere vista come un investimento);
  •  il manager stesso (che, se non ingaggiato, ha il “potere” di non far partecipare i collaboratori alle diverse attività);
  •  l’assenza di un obiettivo dichiarato (bisogna sempre spiegare bene l’obiettivo della formazione, come verrà raggiunto, i vantaggi che porterà);
  •  le possibili assenze dei partecipanti, che rivelano come essi stessi e i loro manager percepiscono la formazione: inutile e, di conseguenza, una perdita di tempo.

Solo la competenza tecnica del Responsabile della Formazione, la sua profonda conoscenza delle regole e dei tempi dell’azienda per la gestione di un’ineccepibile organizzazione, la sua capacità di progettare contenuti, metodi e strumenti e la sua abilità nel parlare la lingua del suo cliente trasformeranno la formazione in un successo.

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Poiché l’obiettivo primario della formazione è portare l’azienda dove vuole arrivare al miglior rapporto qualità/prezzo/tempo, i responsabili della formazione devono essere il più attivi possibile all’interno dell’organizzazione.
Fate domande, intervenite, confrontatevi con diversi attori, approfondite la vostra conoscenza dell’azienda e siate sempre aggiornati.
Solo così potrete aumentare la vostra efficacia e far riconoscere l’importanza del vostro ruolo per il bene di tutti.

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Valeria Carcaiso

Valeria Carcaiso

Milanese di nascita, cittadina del mondo per scelta, Valeria ha fatto della passione per tutte le lingue e le culture la sua professione. Innamorata della Lingua Italiana in ogni sfaccettatura, mette le sue capacità di scrittura, editing e traduzione al servizio degli argomenti più diversi con l’obiettivo di diffondere conoscenza ad ampio raggio.
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