Negoziazione internazionale: consigli pratici per “portare a casa” il risultato

Dalla competenza del singolo all’efficacia dei team per la negoziazione internazionale, tra differenze linguistiche e culturali

In un’era in cui le distanze si sono drasticamente accorciate grazie alle innovazioni tecnologiche, bisogna aprire la nostra visione d’impresa.

Limitarsi al mercato interno non è più una scelta strategica vincente per le aziende che vogliono emergere o espandere la propria influenza.

Guardare ai mercati internazionali diventa quindi quasi un obbligo; tuttavia, i problemi non sono certo pochi.

negoziazione internazionale

Manager e commerciali che cercano opportunità di sviluppo all’estero devono, oltre a superare l’ostacolo linguistico, imparare soprattutto a gestire quelle differenze culturali.

In una negoziazione internazionale, queste differenze, sebbene importantissime, sono spesso ignorate e possono causare il fallimento di un negoziato.

Filippo Zizzadoro, partner di Scuola di Palo Alto, psicologo del lavoro e consulente di direzione e selezione, ci spiega come è cambiato nel tempo il processo di negoziazione e come prepararsi per affrontarlo al meglio.

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In che modo ci si approccia a una negoziazione?

Non si può parlare di un unico approccio alla negoziazione perché di fatto non esiste una negoziazione uguale a un’altra.

[header_fancy class=”” style=”height:inherit;” title=”Ogni incontro negoziale è caratterizzato da tempi, modalità, attori, esigenze e finalità differenti.”]

Tuttavia, esistono dei principi di carattere generale che governano le negoziazioni.

Questi principi ci permettono di individuare dei cluster negoziali con caratteristiche più o meno affini. Riguardano soprattutto le modalità di contatto con il cliente, il modo di condurre un negoziato e i modelli comportamentali legati alle culture coinvolte.

È poi fondamentale capire se la trattativa in questione è semplice o complessa. Se si tratta, cioè, di una negoziazione mono-issue o multi-issue.

Dalla risposta dipende in linea di massima l’approccio adottato: maggiormente orientato alla specializzazione in un caso, al multitasking nell’altro.

Come è cambiata la figura del negoziatore in questi ultimi anni?

Più che il negoziatore è cambiato il teatro in cui questa figura opera.

In Italia la tendenza è quella di creare ampie reti di specialisti. Il loro punto di forza è una grande conoscenza teorica e pratica del prodotto o servizio oggetto delle trattative.

Tuttavia, nonostante le loro elevate abilità tecniche, questi professionisti non eccellono nelle soft skill.

Saper illustrare un prodotto ed essere in grado di chiudere una trattativa sono due cose ben distinte.

Inoltre, sul piano nazionale, il bisogno di approfondire la conoscenza dell’interlocutore non è così forte, in quanto si gioca tutti secondo le stesse regole.

A livello internazionale le cose cambiano.

[inlinetweet prefix=”#PaloAltoScuola” tweeter=”@paloaltoscuola” suffix=”null”]È fondamentale che il negoziatore internazionale conosca bene le norme culturali[/inlinetweet] e comportamentali del suo interlocutore.

La comunicazione e la capacità di adattarsi “al diverso” sono imprescindibili se vuole che la trattativa abbia successo.

E qui entrano in gioco anche le abilità linguistiche.

Quali sono, quindi, le caratteristiche del negoziatore efficace sul piano internazionale?

[box_frame style=”” width=”” class=”” align=”center” title=”” inner_style=””]Il negoziatore internazionale efficace è innanzitutto molto preparato.[/box_frame]

Le sue conoscenze devono realmente essere a tutto tondo. Non possono più solo riguardare gli aspetti tecnici di un prodotto o servizio, ma devono prendere in considerazione anche gli aspetti culturali, politici e religiosi degli interlocutori.

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  • Il Paese in cui si svolge la trattativa segue il nostro stesso orario di lavoro giornaliero e settimanale?
  • Come dobbiamo salutare per non risultare maleducati?
  • Abbiamo tenuto conto del grado di importanza che ogni Paese dà ai diversi ruoli?
  • Le regole dello scambio comunicativo sono uguali alle nostre?
  • Quando possiamo parlare?

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Da qui deriva la necessità per il negoziatore di essere estremamente flessibile e di sapersi adattare rapidamente a persone e contesti. E’ praticamente impossibile trattare se non si sono acquisite competenze di comunicazione interculturale.

Inoltre, sono indispensabili doti di problem-solving e di autocontrollo.

Saper mantenere la lucidità in una situazione che può essere lontana anni luce dalla nostra zona di comfort ci può salvare da un fallimento completo, non solo in termini di scambio economico, ma anche sul piano sociale.

Infine, lo ripeto: la conoscenza delle lingue è imprescindibile per comunicare efficacemente senza doversi per forza rivolgere a un interprete.

Si sente parlare molto di team negoziali. Cosa sono concretamente?

In passato le negoziazioni erano prevalentemente un dialogo a due: un rappresentante di un’azienda da una parte e un rappresentante di un’azienda diversa dall’altra.

Oggi le trattative coinvolgono interi team di lavoro e a un tavolo negoziale siedono almeno otto o dieci persone.

negoziazione intenazionale - team negoziale MIN

Non ci si aspetta più che un’unica persona faccia tutto; piuttosto, ogni componente del gruppo si occupa di un aspetto negoziale differente.

C’è chi spiega, chi valuta, chi gestisce le pubbliche relazioni, chi osserva e chi, infine, decide. Tutti questi ruoli sono ugualmente importanti.

Il negoziatore italiano è sempre stato molto individualista, ma pian piano si sta adeguando a questa realtà plurale. E’ indispensabile per non partire già svantaggiato in un contesto internazionale dove le trattative sono ormai compito di interi team, non più dei singoli individui.

[header_fancy class=”” style=”height:inherit;” title=”L’importante è che tutti i membri siano preparati, informati e soprattutto pronti a valutare alternative, implementare eventuali piani B o chiudere la negoziazione quando necessario. L’azione di concerto è fondamentale.”]

Perché, secondo lei, molte trattative – sia nazionali che internazionali – falliscono?

A mio avviso, il problema principale è che i negoziatori tendono a concentrarsi troppo su ciò che devono dire e ignorano completamente il loro interlocutore.

Durante una negoziazione, gli umori cambiano. Gli attori seguono delle fasi di maggiore o minore attenzione e interesse, di maggiore o minore predisposizione ad andare incontro all’altro.

Se osservassimo di più chi abbiamo di fronte, ci renderemmo conto che oltre a quello che ci sta dicendo a parole, ci sta comunicando tantissimo con il linguaggio non verbale. Ci comunica come si sente, cosa pensa, le sue debolezze, le sue intenzioni, ecc.

[info title=””]

Capire il nostro interlocutore in toto ci permette di correggere la nostra strategia di conseguenza.

  • Se lo vedremo stanco, ci affretteremo a chiudere;
  • se noteremo un calo di interesse, proveremo a cambiare argomento e a coinvolgerlo di più;
  • e così via.

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L’osservazione è tutto. Invece, purtroppo, molti negoziatori si affidano sempre alle stesse tecniche negoziali anche dopo tanti anni di professione, a prescindere dall’interlocutore.

Un motivo è sicuramente l’insicurezza, che spinge il negoziatore ad ancorarsi a quello che sa piuttosto che indagare il nuovo. Il nuovo suscita sempre un po’ di timore.

Qualche esempio legato alle singole culture che sarebbe utile tenere a mente nelle negoziazioni internazionali

Ogni cultura è a sé stante e ha le sue norme e consuetudini.

Ciò non toglie che esistano delle caratteristiche di massima che le differenziano nettamente dalle altre.

[icon class=”icon-world” style=”font-size:24px;color:#52a9c4;margin:10px 10px 10px 8px;float:left;”]Italiani

Prendiamo i negoziatori italiani. Sono molto frettolosi, tendono a svolgere trattative veloci tralasciando spesso informazioni importanti.

Il solo scopo di arrivare a una decisione prima che l’interlocutore abbia dei dubbi e ponga domande a cui non si sa rispondere.

Il nostro atteggiamento è “seduttivo”, per questo spesso veniamo considerati superficiali e poco credibili.

[icon class=”icon-pin” style=”font-size:24px;color:#52a9c4;margin:10px 10px 10px 8px;float:left;”]Giapponesi

Quando negoziamo con un giapponese, per esempio, ci scontriamo con:

  • la sua lentezza,
  • la sua armonia e calma zen,
  • il suo desiderio di approfondire ogni piccolo aspetto della trattativa
  • e soprattutto, con una distribuzione delle responsabilità – soprattutto decisionali – tra individui diversi che noi non concepiamo.

[icon class=”icon-world” style=”font-size:24px;color:#52a9c4;margin:10px 10px 10px 8px;float:left;”]Russi

Negoziare con i russi, al contrario, è difficile per il loro atteggiamento duro e distaccato. Un atteggiamento che poi si trasforma in una disponibilità quasi sfacciata quando l’ambiente diventa più informale. Puntano sull’entertainment e questo per noi è inaccettabile, perché ci sembra di perdere tempo.

Inoltre, i russi non sopportano chi vuole influenzarli, cosa che si pone in netto contrasto con l’atteggiamento predominante italiano.

[icon class=”icon-pin” style=”font-size:24px;color:#52a9c4;margin:10px 10px 10px 8px;float:left;”]Arabi

Prendiamo gli arabi, poi. Negoziare con loro è complesso perché avanzano richieste molto personalizzate che richiedono uno studio approfondito. Per di più, hanno un forte senso della gerarchia e della sudditanza e bisogna rispettare questi ruoli se non si vuole partire già svantaggiati nella trattativa.

[icon class=”icon-world” style=”font-size:24px;color:#52a9c4;margin:10px 10px 10px 8px;float:left;”]Cinesi

E i cinesi? Negoziare con i cinesi pone un problema soprattutto linguistico, viste le migliaia di dialetti esistenti in Cina. Da qui l’importanza di avere dei basisti, cioè dei contatti sul posto che possano facilitare i rapporti tra culture così distanti e apparentemente inconciliabili.
[box_frame style=”” width=”” class=”” align=”none” title=”Il consiglio di Filippo Zizzadoro” inner_style=””]

[inlinetweet prefix=”#PaloAltoScuola” tweeter=”@paloaltoscuola” suffix=”-Condividi-“]Ogni trattativa è caratterizzata da una ZOPAZone of Possible Agreement [/inlinetweet] – che rappresenta l’arco temporale entro cui chiudere una negoziazione per avere un risultato positivo.

Superata la ZOPA, la trattativa quasi sicuramente fallirà.

Il mio consiglio a tutti i negoziatori è quello di non dimenticare mai il fattore temporale e di non dare per scontato che in tutti i Paesi il tempo abbia lo stesso valore. Sarebbe un errore che potrebbe costargli non solo il successo della negoziazione in corso, ma anche precludergli opportunità future.

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Valeria Carcaiso

Valeria Carcaiso

Milanese di nascita, cittadina del mondo per scelta, Valeria ha fatto della passione per tutte le lingue e le culture la sua professione. Innamorata della Lingua Italiana in ogni sfaccettatura, mette le sue capacità di scrittura, editing e traduzione al servizio degli argomenti più diversi con l’obiettivo di diffondere conoscenza ad ampio raggio.
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