Obiettivi
- Fornire capacità e strumenti di lettura del ruolo – condizione indispensabile per migliorare l’organizzazione e l’operatività dell’ufficio e presidiarne l’immagine verso l’esterno –
- Migliorare la gestione del tempo e delle proprie attività per svolgere il lavoro con maggior efficacia e professionalità
- Fornire al personale di segreteria la possibilità di verificare il proprio modo d’interagire con gli altri nelle situazioni quotidiane e procedere alla soluzione dei problemi di ogni giorno
- Fornire le conoscenze approfondite per svolgere l’attività di segretaria con senso di responsabilità, in sintonia con gli obiettivi dell’azienda.
A chi è rivolto
Personale di segreteria di neo-inserimento, addetti al front office, impiegate/i con mansioni di segreteria.
Argomenti trattati
La consapevolezza del ruolo
Un’assistente di direzione svolge anche funzione di “rappresentanza” nei confronti del manager o della funzione di appartenenza, caratteristica che implica la necessità di porre un’attenzione particolare ai propri comportamenti affinché vi sia coerenza a livello d’immagine percepita all’esterno.
La complessità di un ruolo dalle mille sfaccettature
L’eterogeneità dei compiti di un’assistente di direzione di solito è direttamente proporzionale ai compiti del proprio capo. Certamente ciò che accomuna il ruolo è la necessità di gestire mille incombenze quotidiane tra mille interruzioni. Per questo è fondamentale adottare un metodo di lavoro che consenta di ottimizzare ogni minuto della giornata mantenendo il controllo della situazione. È ciò che impareremo a fare durante il corso.
Il Programma
Introduzione al ruolo nell’azienda
- Conoscere il sistema aziendale
- Analizzare e gestire i meccanismi organizzativi e i flussi di comunicazione
- Individuare obiettivi, compiti e responsabilità del proprio ruolo
- Il rapporto con il manager
- I rapporti con i colleghi
- Gli interlocutori dell’azienda: come interpretare le loro esigenze, come gestire i contatti
La comunicazione interpersonale
- Rendere efficaci i rapporti con gli altri
- Comportamento: il linguaggio del corpo
- La comunicazione verbale
- L’importanza di saper ascoltare
- Come agire nei casi difficili
Comunicare al telefono
- Caratteristiche, vantaggi e svantaggi
- Gli errori da evitare
- Il linguaggio da adottare
- Valorizzare lo “strumento” voce
- Pianificazione delle telefonate in uscita
- Gestire le telefonate in entrata
- Affrontare obiezioni e lamentele
Gestire la comunicazione scritta
- Il trattamento della corrispondenza in entrata e in uscita
- Gestire il data base dei contatti interni ed esterni
- Comunicare con internet ed intranet
- L’archiviazione dei documenti
Gestione del tempo
- Stabilire le priorità
- Come migliorare il proprio atteggiamento nei confronti del tempo
- Uso dell’agenda e degli altri strumenti di pianificazione del tempo
Organizzazione di riunioni
- Riunioni aziendali e piccoli meeting
- Pianificare per avere successo: la check list preliminare
- Organizzare attrezzature e materiali
- Realizzare supporti visivi per il relatore
- Predisposizione della documentazione
- Controllare i risultati
Organizzazione di viaggi di lavoro
- Rilevazione delle esigenze e definizione del piano di viaggio
- Organizzazione dei trasporti e degli appuntamenti
- Far fronte agli imprevisti
Recensioni
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