Assistente al Manager: Introduzione al Ruolo – 2 gg

1.315,00 (+IVA)

L’assistente Manageriale, nella sua funzione di supporto al manager, deve saper mettere in campo numerose competenze che vanno dalla capacità di comunicare in modo adeguato all’abilità di risolvere i problemi, alla pianificazione e all’organizzazione di attività e risorse.

Svuota
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Obiettivi

  • Fornire capacità e strumenti di lettura del ruolo – condizione indispensabile per migliorare l’organizzazione e l’operatività dell’ufficio e presidiarne l’immagine verso l’esterno –
  • Migliorare la gestione del tempo e delle proprie attività per svolgere il lavoro con maggior efficacia e professionalità
  • Fornire al personale di segreteria la possibilità di verificare il proprio modo d’interagire con gli altri nelle situazioni quotidiane e procedere alla soluzione dei problemi di ogni giorno
  • Fornire le conoscenze approfondite per svolgere l’attività di segretaria con senso di responsabilità, in sintonia con gli obiettivi dell’azienda.

A chi è rivolto

Personale di segreteria di neo-inserimento, addetti al front office, impiegate/i con mansioni di segreteria.

Argomenti trattati

La consapevolezza del ruolo

Un’assistente di direzione svolge anche funzione di “rappresentanza” nei confronti del manager o della funzione di appartenenza, caratteristica che implica la necessità di porre un’attenzione particolare ai propri comportamenti affinché vi sia coerenza a livello d’immagine percepita all’esterno.

La complessità di un ruolo dalle mille sfaccettature

L’eterogeneità dei compiti di un’assistente di direzione di solito è direttamente proporzionale ai compiti del proprio capo. Certamente ciò che accomuna il ruolo è la necessità di gestire mille incombenze quotidiane tra mille interruzioni. Per questo è fondamentale adottare un metodo di lavoro che consenta di ottimizzare ogni minuto della giornata mantenendo il controllo della situazione. È ciò che impareremo a fare durante il corso.

Il Programma

Introduzione al ruolo nell’azienda

  • Conoscere il sistema aziendale
  • Analizzare e gestire i meccanismi organizzativi e i flussi di comunicazione
  • Individuare obiettivi, compiti e responsabilità del proprio ruolo
  • Il rapporto con il manager
  • I rapporti con i colleghi
  • Gli interlocutori dell’azienda: come interpretare le loro esigenze, come gestire i contatti

La comunicazione interpersonale

  • Rendere efficaci i rapporti con gli altri
  • Comportamento: il linguaggio del corpo
  • La comunicazione verbale
  • L’importanza di saper ascoltare
  • Come agire nei casi difficili

Comunicare al telefono

  • Caratteristiche, vantaggi e svantaggi
  • Gli errori da evitare
  • Il linguaggio da adottare
  • Valorizzare lo “strumento” voce
  • Pianificazione delle telefonate in uscita
  • Gestire le telefonate in entrata
  • Affrontare obiezioni e lamentele

Gestire la comunicazione scritta

  • Il trattamento della corrispondenza in entrata e in uscita
  • Gestire il data base dei contatti interni ed esterni
  • Comunicare con internet ed intranet
  • L’archiviazione dei documenti

Gestione del tempo

  • Stabilire le priorità
  • Come migliorare il proprio atteggiamento nei confronti del tempo
  • Uso dell’agenda e degli altri strumenti di pianificazione del tempo

Organizzazione di riunioni

  • Riunioni aziendali e piccoli meeting
  • Pianificare per avere successo: la check list preliminare
  • Organizzare attrezzature e materiali
  • Realizzare supporti visivi per il relatore
  • Predisposizione della documentazione
  • Controllare i risultati

Organizzazione di viaggi di lavoro

  • Rilevazione delle esigenze e definizione del piano di viaggio
  • Organizzazione dei trasporti e degli appuntamenti
  • Far fronte agli imprevisti

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