Managing Chaos – 2 gg

Obiettivi

• Apprendere le metodologie più avanzate per gestire i contesti dove “tutto è urgente” e sviluppare una proposta metodologica, denominata TIME ETIQUETTE, per estendere i benefici e la produttività individuale a tutta l’organizzazione.
• Migliorare le capacità di gestire in modo efficace e appropriato le attività e le priorità della vita professionale e privata.

A chi è rivolto

Manager, CEO, HR, project manager, responsabili di studi professionali (avvocati, notai, servizi sociali) e chiunque necessita di un nuovo e potente modello e strumenti operativi tecnologici per gestire al meglio le proprie attività ed il proprio tempo, nonché aumentare il benessere di tutta l’organizzazione.

Argomenti trattati

Affrontare e gestire il Caos

Il Caos non è evitabile, dobbiamo imparare a gestirlo e a utilizzarlo ai fini aziendali. Solo in questo modo riusciremo a mantenere il controllo della situazione evitando di venir travolti dagli eventi. In questo senso è importante in primo luogo individuare le fonti del caos in ambito lavorativo, stimarne l’impatto sugli individui e sull’organizzazione per sviluppare un piano d’azione che ci aiuti a raggiungere i nostri obiettivi principali.

Stabilire le priorità e rimanere concentrati su di esse

Definire le priorità è un elemento cruciale dell’attività quotidiana, è il punto di partenza che ci consente di ottimizzare le nostre risorse ed energie dedicandole alle azioni strategiche. Anche la capacità di quantificare la risorsa tempo è fondamentale così come una gestione efficace della delega, strumento indispensabile per affrontare la molteplicità degli impegni quotidiani, a medio e a lungo termine.

Prendere decisioni sotto pressione   

I rischi più grandi spesso risiedono nella fretta di dover decidere o nella paura di non essere all’altezza della situazione, caso quest’ultimo che porta come diretta conseguenza a  procrastinare o addirittura all’immobilità decisionale. Per questo è fondamentale acquisire gli elementi che caratterizzano un buon decision making per dotarsi di una struttura.

Il Programma

I basic del Managing Chaos

La gestione del multitasking

• Il multitasking a livello personale
• Multitasking non è parallelismo
• Multitasking emotivo
• Multitasking a livello organizzativo

La gestione delle scadenze

• Si preme per anticipare le scadenze introducendo costi inutili
• Più i tempi sono lunghi, minori sono i costi
• La gestione dell’ansia da scadenza
• La gestione dei tempi nel processo di delega

L’uso dei canali di comunicazione

• Canali sincroni e asincroni
• Organizzazioni “totalmente sincrone”
• Le organizzazioni totalmente sincrone bloccano il lavoro
• L’uso dei canali sincroni e asincroni va regolamentato e condiviso
• Tempo di presa in carico delle mail
• Modalità e tempi di accesso alle mail

L’open space

• Comunicazione e socializzazione
• Comunicazione e workflow organizzativo
• Regole per la gestione delle comunicazioni negli open space

La TIME ETIQUETTE: un metodo rivoluzionario per mettere ordine in un’organizzazione dove tutto è urgente!

TIME ETIQUETTE: idearla, applicarla e condividerla

• Partire da un template modello di TIME ETIQUETTE
• Definire una premessa di senso
• Definire le regole
• Divulgare la cultura della TIME ETIQUETTE nell’organizzazione
• Diffondere la TIME ETIQUETTE
• Migliorare di continuo la TIME ETIQUETTE

Il metodo di produttività individuale GTD di Managing Chaos applicato alla TIME ETIQUETTE

Introduzione e integrazione della TIME ETIQUETTE ai concetti portanti del metodo GTD

• Rappresentare valori, sogni e obiettivi con il mind mapping
• Struttura e caratteristiche di una attività

Le fasi del processo di manging chaos

• La gestione delle comunicazioni sincrone e asincrone
• La pianificazione
• L’uso dell’agenda
• Le attività delegate
• L’esecuzione delle attività

Come scegliere la migliore possibile prossima attività (BENA – Best Next Activity)

• L’urgenza
• La priorità
• Il contesto
• Le attività delegate e i solleciti

Tecnologia a supporto del Managing Chaos

Cenni all’utilizzo di strumenti software per il Managing Chaos

• L’uso dell’agenda elettronica
• L’uso di avatar / speech-to-text
• L’uso dei promemoria (iPhone)
• L’uso di un foglio excel
• Altre applicazioni specifiche